Uitbesteding - wanneer moeten IT-managers om hulp vragen?

Zoveel nieuwe technologie en zoveel beloftes. Geen wonder dat ITDM's (IT-managers) zich al eens overweldigd voelen. Zelfs de meest getalenteerde en veerkrachtige leider kan het budget, de mensen en zijn eigen bandbreedte maar tot op zekere hoogte oprekken.

Veel managers besteden daarom grote delen van hun activiteiten uit, zowel om gebruik te maken van geavanceerde expertise als om zich te concentreren op die zaken waar ze echt een verschil maken.

Naast de “grote” strategische onderwerpen, zoals AI of cloud, moeten dagelijkse taken, zoals het beheer van printservices, ook nog steeds worden uitgevoerd. De uitbesteding ervan heeft veel directe voordelen.

Waar moeten ITDM's beginnen?

Brother heeft onlangs een diepgaand onderzoek laten uitvoeren door onderzoekspartner Savanta om inzicht te krijgen in de uitdagingen waarmee IT in de KMO te maken heeft. Het toont duidelijk welke gebieden klaar zijn voor uitbesteding.

Het grootste probleem is beveiliging. Ondertussen werd gerapporteerd dat “opkomende technologische ontwikkelingen, veranderingen in de bredere economie, onvoorziene uitgaven en beveiligingsproblemen”¹ invloed hadden op het budgetbeheer in de afgelopen 12 maanden.

80% van de ITDM's in de KMO zegt dat duurzaamheid belangrijk is voor het ganse bedrijf. Bijna net zoveel noemt het een belangrijk onderwerp voor IT-teams.

Dit zijn externe kwesties waarmee elke organisatie te maken heeft. Maar IT-leiders ervaren ook interne druk rond het managen en onderhouden van hun eigen teams. 41% van de ITDM's geven aan dat het aanwerven en behouden van personeel binnen het IT-team een uitdaging is.

Is het tijd voor IT-professionals om hulp te vragen?

Als bedrijven hun potentieel willen waarmaken, moeten IT-professionals alle uitdagingen tegelijk aanpakken. Een veelbelovende AI-strategie kan worden getorpedeerd en tot zinken gebracht als cyberaanvallers IP kunnen stelen of de gegevens waarop modellen worden getraind.

Ook medewerkers - IT of andere afdelingen - kunnen niet het beste van zichzelf geven als ze niet beschikken over de basisinfrastructuur om hun werk te doen, waar ze zich ook bevinden. En zelfs de meest bekwame en gewetensvolle ITDM kan dit niet allemaal alleen aan.

Het uitbesteden van taken is duidelijk een optie voor IT-professionals die hun ressources zo effectief mogelijk willen inzetten. Een grote aantrekkingskracht is de mogelijkheid om de productiviteit te verbeteren, genoemd door 42% van de respondenten, waarbij bijna evenveel de impact van uitbesteding op de beveiliging noemen. Even belangrijk is het potentieel van outsourcing om de kosten te verlagen, terwijl twee derde van de ITDM's de impact op snelheid en wendbaarheid noemde.¹

Voordelen en opportuniteiten

Deze voordelen hebben nog andere gevolgen. De CIO van Brother Europe, Basil Fuchs, zegt dat het delegeren van niet-kerntaken aan externe partijen betekent dat bedrijven zich kunnen richten op de ontwikkeling van werknemers in hun kernactiviteiten, waardoor ook de tevredenheid van werknemers toeneemt. Outsourcing- en cloudoplossingen kunnen een cruciale rol spelen bij het ondersteunen van de hybride werkmodellen waar veel organisaties steeds meer op vertrouwen.

Maar uitbesteding creëert ook enorme kansen voor bedrijven om initiatieven voor digitale transformatie snel en op grote schaal uit te voeren, zegt hij.

  Uitbesteding helpt bedrijven om hun digitale initiatieven te versnellen door gebruik te maken van de externe expertise en innovatieve aanpak van hun outsourcingpartners.  

Technologie- en outsourcingstrategieën

Het is gemakkelijk te begrijpen waarom sommige organisaties geneigd zijn om prioriteit te geven aan populaire technologieën zoals robotische procesautomatisering of AI zonder de impact ervan volledig te begrijpen.

Basil Fuchs, CIO van Brother Europe, verklaart

  Het is belangrijk dat we deze opwinding over nieuwe technologieën in evenwicht brengen met praktische overwegingen over de waarde voor de klant en de integratie met bestaande systemen.

Bedrijven zien gemakkelijk over het hoofd hoe ze hun kantoorinfrastructuur kunnen optimaliseren, inclusief de print- en documenttechnologie waar hun werknemers op vertrouwen en die ze elke dag gebruiken.

Deze onoplettendheid kan leiden tot inefficiëntie en gemiste kansen voor kostenbesparingen en een algehele betere werknemerservaring.  

Wat doen andere IT-leiders?

Meer dan 60% van de IT-managers besteedt momenteel hosting en cloud uit of overweegt dit. Bijna net zoveel - 56 procent - zijn bezig of van plan om beveiligingsdiensten uit te besteden. Maar als het gaat om duurzaamheidsbeheer of inkoop, besteedt slechts 16 procent deze functies uit. Ook besteedt minder dan één op de vijf hybride werkoplossingen of -diensten uit, terwijl 23 procent dit overweegt.

Dit lijkt misschien een beetje vreemd, aangezien bijna een derde van de respondenten zegt dat kantoorhardware en -technologie goed zijn voor “het grootste deel van de IT-budgetuitgaven”, terwijl 44% zegt dat het budget of de verwachte uitgaven voor kantoorhardware en technologische infrastructuur het afgelopen jaar zijn gestegen.

Vanuit een andere invalshoek bekeken waren kostenbesparingen voor bijna de helft van de IT-afdelingen een drijfveer voor “duurzame” activiteiten. Printgerelateerde activiteiten spelen een duidelijke rol in het helpen van bedrijven om hun duurzaamheidsambities te realiseren. Terwijl energiegebruik de topprioriteit is voor IT-professionals, komt het verbeteren van het printbeheer op de tweede plaats, op de voet gevolgd door het recycleren van gebruikte producten. Het recycleren van inkt/tonercartridges werd door een vijfde genoemd.

Het beheren van de kantoorinfrastructuur en afdrukapparatuur zijn misschien niet de meest gehypete gebieden. Maar het zijn uitdagingen waar vrijwel elke organisatie, groot en klein, mee te maken heeft. En hoewel de personeelsproblemen waarschijnlijk niet snel zullen verminderen, zullen zowel publieke als private organisaties waarschijnlijk steeds meer onder druk komen te staan om de kosten te beheersen en hun duurzaamheid te bewijzen.

Een printrevolutie?

Het overdragen van het beheer van de printinfrastructuur en verbruiksartikelen aan een MPS-expert kan dus zeker een aantal directe problemen oplossen. Het kan IT-professionals helpen om de printinfrastructuur en verbruiksartikelen efficiënter en duurzamer te beheren, terwijl het ook bijdraagt aan de veiligheid.

Het zorgt ook voor een algehele betere werknemerservaring - niet in de laatste plaats voor de IT-medewerkers die zich niet langer zorgen hoeven te maken over de printinfrastructuur.

Het is ook cruciaal dat er zo meer ruimte vrijkomt voor IT-managers om andere zaken aan te pakken, zoals de toenemende cyberdreiging of het analyseren van hoe generatieve AI echt in hun bedrijfsmodel past.

Kies een goede outsourcingpartner

Maar waar moeten IT-professionals op letten als het gaat om een potentiële outsourcingpartner, zowel voor hun strategische innovatie-initiatieven als voor de technologie die hun organisaties nu dagelijks draaiende houdt? Lees hier meer over het platform van Brother en onze MPS-partners en MPS-pakketten op bedrijfsniveau, of lees hier hoe het uitbesteden van uw printinfrastructuur u kan helpen uw bedrijf beter te begrijpen.

¹ Alle hier genoemde statistieken zijn afkomstig uit het Savanta SMB ITDM research, "2023 Brother SMB IT Decision-Maker Study (Savanta)".