Hoe uitbesteding van printbeheer je helpt je bedrijf beter te begrijpen

Externe hulp inschakelen kan een slimme manier zijn om toegang te krijgen tot geavanceerde expertise voor strategische initiatieven, zoals digitale transformatie, cloudmigratie of het creëren van een AI-strategie van wereldklasse.

Uitbesteding is niet alleen voor topprojecten. De juiste partner kiezen maakt een groot verschil op minder in het oog springende, maar uiterst belangrijke gebieden, zoals printen.

Printen blijft immers een essentiële rol spelen in de bedrijfswereld. In Europa zegt 43% van de bedrijven dat papieren documenten cruciaal zijn voor hun bedrijfsprocessen, volgens onderzoek van IDC. 28% haalt wettelijke vereisten aan om papieren documenten te bewaren.

Meer dan 75 % zegt dat ze het printen van boekhoudkundige en financiële documenten moeten aanhouden of uitbreiden.

Er zijn dus goede redenen waarom grote en minder grote organisaties extra aandacht moeten besteden aan de manier waarop ze hun printactiviteiten beheren. Of ze op zoek gaan naar een partner die het printbeheer voor hen kan opnemen.

Met een specialist in beheerde printservices kunnen ITDM's (IT-besluitvormers) uitdagingen aanpakken, zoals beveiliging, efficiëntie, duurzaamheid of compliance, die van invloed zijn op medewerkers in het hele bedrijf. IT-managers kunnen tekorten aan vaardigheden aanpakken en tegelijkertijd de risico's beperken, waardoor interne expertise vrijkomt om zich te richten op de belangrijkste transformatiekwesties.

Wat mag je verwachten van een Managed Print Service?

Het printen van documenten wordt steeds kritischer onder de loep genomen door de toenemende aandacht voor duurzaamheid. Slecht beheerd printen kan bronnen, zoals energie of papier, inkt en toner verspillen. Dit is een duidelijke duurzaamheidsuitdaging. Het is ook slecht voor de bedrijfsbalans en kan een risico vormen voor de beveiliging en gegevensbescherming.

Uitbesteden of het kiezen van een printpartner kan al deze problemen oplossen. Deze keuze is echter altijd gericht geweest op gebruik op het hoofdkantoor, in plaats van te zoeken naar gedecentraliseerde oplossingen die voldoen aan de groeiende behoeften van bedrijven in de huidige maatschappij.

Dit kan de deur openzetten voor een reeks problemen.

De verantwoordelijkheid voor het beheer en de aanschaf van verbruiksartikelen en apparatuur op lokaal niveau ligt dikwijls bij personeel met beperkte kennis. In het beste geval kopen ze de verbruiksgoederen of apparaten aan met kleingeld, wat betekent dat het bedrijf niet de beste waar voor zijn geld krijgt.

Nog verontrustender is dat het gebruik van thuisapparaten of een gebrek aan kennis van vertrouwelijkheidsprotocollen kan leiden tot een risico op gegevensblootstelling. Lokale medewerkers kopen soms zelfs merkloze apparaten die ernstige beveiligingsrisico's kunnen opleveren als ze op het netwerk zijn aangesloten.

"Vertrouwen is daarom essentieel. Wat we bedoelen met Managed Print Service (MPS), vooral voor grote ondernemingen, is het uitbesteden van hun print- en documentinfrastructuur aan een vertrouwde leverancier voor het kantoor en thuiskantoor." zegt Phil White, MPS Manager en printexpert bij Brother.

Met een Managed Print Service komen de kosten voor afdruk- en documentbeheer samen. De kosten zijn veel zichtbaarder en gemakkelijker bij te houden. Het gebruik van printresources door medewerkers is ook veel transparanter en daardoor beter beheersbaar, of het nu gaat om de juiste verbruiksartikelen tegen de beste prijs hebben of het aanmoedigen van duurzaam gebruik van de printers.

Deze zichtbaarheid van wat medewerkers daadwerkelijk doen, heeft ook invloed op de beveiliging. Wanneer je MPS-partner zich richt op de bijkantoren en niet enkel op de eerstelijnsfaciliteiten, verdwijnt het gevaar dat willekeurige, niet-goedgekeurde apparaten op het netwerk worden aangesloten. “Het voordeel is dat je meer controle krijgt en dat de oplossing veel veiliger is,” legt Phil uit.

Dit is een voor de hand liggende zorg voor een bedrijf met meerdere verkoopvestigingen of satellietkantoren. Ook voor dokterspraktijken of andere medische faciliteiten, waar vertrouwelijkheid essentieel is, evenals voor transport- en logistieke dienstverleners en andere gedecentraliseerde bedrijven.

Deze behoefte aan vertrouwen strekt zich uit tot mensen die een recept of factuur willen afdrukken in de wetenschap dat het apparaat zal werken wanneer ze het nodig hebben.

Een printer en een partner die je kunt vertrouwen

Phil zegt: "De prioriteit bij het kiezen van een potentiële partner is daarom een duidelijk beeld te hebben van wat je echt wilt bereiken. Het gaat niet om IT. Het gaat meer om 'Welk bedrijfsresultaat wil je bereiken'."

"Van daaruit moet je een partner vinden die je bedrijf en de resultaten die je probeert te bereiken begrijpt als organisatie en als IT-afdeling, financiële afdeling en operationele afdeling."

"Elke organisatie is anders en een potentiële leverancier moet dat begrijpen, in plaats van vanaf dag één een kant-en-klaar sjabloon te presenteren. "Het is belangrijk dat ze de tijd nemen en advies geven."

In het ideale geval helpen ze je problemen, die je niet kent, te identificeren of het nu gaat om personeel dat te veel betaalt voor verbruiksartikelen of verstoorde bedrijfsprocessen door inefficiënte infrastructuur. Ze zouden je ook een flexibele oplossing moeten bieden die aan je doelstellingen voldoet en alle mogelijke uitdagingen van je bedrijf kan overwinnen.

Bij Brother is de MPS-aanpak vanaf het begin gedecentraliseerd met hosting van de beheerinfrastructuur in de cloud. Phil legt uit dat Brother begrijpt dat elk bedrijf andere behoeften en voorkeuren heeft op het gebied van documentbeheer. En daarom is het MPS-platform compatibel met verschillende documentbeheersoftware.

"Onze adviserende aanpak is erop gericht het belang van documenten voor een bedrijf te begrijpen en hoe ze het beste kunnen worden afgestemd op de doelstellingen", zegt hij.

Klanten moeten op zoek gaan naar een MPS-partnerschap waarbij de service is gekoppeld aan de bedrijfsdoelstellingen die ze willen bereiken. Dit kan zelfs boetes inhouden voor leveranciers die niet voldoen aan de doelstellingen van het bedrijf, of het nu gaat om het terugdringen van kosten of het verminderen van documentoutput.

Het is waar dat afdrukken voor technologieleiders niet zo opwindend is als AI of robotica. Maar ook al wordt printen niet gezien als een existentieel probleem, zaken als klanttevredenheid, gegevensbeveiliging en verbeterde productiviteit kunnen dat wel zijn.

Zoals Phil uitlegt, "Het gaat om de waarde van het document."

De beste strategieën voor printuitbesteding beginnen met een open dialoog en zijn gebaseerd op vertrouwen op lange termijn.

Klik hier voor een vrijblijvend gesprek over onze Managed Print Services en hoe Brother en zijn MPS-partners je printinfrastructuur kunnen optimaliseren.