The Brother scanner is truly indispensable to the BPE operation now. Since its introduction we have cut the time of our daily scanning by more than 60%, freeing up our administration manager to deal with other valuable tasks.
Het innovatieve advocatenkantoor BPE Law onderzoekt een opwindend nieuw model voor advocatenkantoren, waardoor de advocaten die honoraria verdienen volledige flexibiliteit hebben in termen van waar en wanneer ze werken.
Om dit te bereiken betekent het bedrijf echter een efficiënt systeem nodig om alle post die het ontvangt te digitaliseren en toegankelijk te maken voor externe werknemers.
Het bedrijf, dat gespecialiseerd is in overdracht (het proces waarbij het eigendom van een woning van de ene persoon naar de andere wordt overgedragen) ontvangt doorgaans wekelijks ongeveer 100 belangrijke documenten via de post.
Het gaat onder meer om brieven van andere advocaten en makelaars, hypotheekbewijzen en een hele reeks andere documenten, waarvan sommige tientallen pagina's lang zijn. Dit betekent dat er elke week ongeveer 500 tot 1.500 pagina's zijn die moeten worden gedeeld met de fee-earners.
BPE Law heeft één vaste locatie in een kantoor in Manchester, waar alle post voor de fee-earners binnenkomt. Alle relevante post wordt vervolgens gescand en geüpload naar een cloudgebaseerd casemanagementplatform.
Aanvankelijk gebruikte het personeelslid dat verantwoordelijk was voor de postkamer een flatbedscanner, maar al snel werd duidelijk dat er een efficiëntere oplossing nodig was.
Door te upgraden naar de ADS-2600We scanner van Brother halveerde het bedrijf onmiddellijk de tijd die nodig was voor het scannen, van ongeveer twee uur per dag naar slechts een uur.
De oplossing werd verder gestroomlijnd na een aantal zeer nuttige adviezen van het ondersteuningsteam van Brother, namelijk om de scan-naar-e-mailfunctie van de scanner te gebruiken. Dit bood een aanzienlijk snellere manier om scans van post van hoge kwaliteit in het casemanagementsysteem van BPE te krijgen, waarna documenten gemakkelijk toegankelijk waren voor honoraria-ontvangers, waar ze zich ook bevonden. Hierdoor werd de dagelijkse scantijd teruggebracht tot gemiddeld slechts 45 minuten – een verbetering van 62,5% ten opzichte van de oorspronkelijke 120 minuten.
60% reduced time commitment has freed up staff to deal with other valuable tasks.
There is now less opportunity for human error in uploading documents.
Scan-to-email capability provides faster and more autonomous scanning.
