Hoe AI een revolutie teweegbrengt in het dagelijkse bedrijfsleven

In het tijdperk van digitalisering is het duidelijk dat kunstmatige intelligentie (AI) niet langer een toekomstdroom is, maar in toenemende mate het dagelijks professionele leven beïnvloedt. Op AI gebaseerde tools en oplossingen geven activiteiten zoals schrijven, vertalen, lay-out ontwerpen en programmeren een aanzienlijke efficiëntieboost.

Er zijn ook klassieke AI-toepassingen zoals patroon- en foutherkenning in kwaliteitsgarantie en voor controletaken. Als bedrijven AI toepassen, moeten ze rekening houden met de grenzen van de technologie en de risico's die gepaard gaan met gegevensbescherming en cyberbeveiliging.

AI stelt machines in staat om intelligent te handelen door algoritmes die automatisch problemen en patronen herkennen of taal begrijpen. Er zijn verschillende vormen van AI, waaronder machine learning, deep learning en generatieve AI:

• Machine Learning (ML) verwerken grote hoeveelheden gegevens en kunnen leren van de patronen die ze waarnemen. Voorbeelden: patroonherkenning voor kwaliteitscontrole of authenticatie.
• Deap Learning (DL) biedt complexe AI-modellen die de menselijke intelligentie benaderen. Voorbeelden: AI-algoritmen voor robots of autonoom rijden.
• Generatieve AI-modellen kunnen automatisch resultaten leveren vanuit hun gegevenspool volgens specificaties. Voorbeeld: ChatGPT van OpenAI.

Hoe AI een groot aantal processen vereenvoudigt

De markt biedt tegenwoordig talloze AI-tools voor een breed scala aan taken. Ze maken werkprocessen eenvoudiger en verlichten medewerkers van tijdrovende taken: ze kunnen bijvoorbeeld video- en beeldbewerking vereenvoudigen en versnellen, terwijl planningstools het tijdbeheer optimaliseren.

Daarnaast controleren monitoring- en analysetools op vooraf gedefinieerde parameters. Ze sturen regelmatig resultaten in doelgroepspecifieke rapporten naar beslissers of servicepersoneel. Ze hebben dan altijd een actueel overzicht van de processen die voor hen relevant zijn.

Op AI gebaseerde analytische tools helpen bij het nemen van beslissingen voor een breed scala aan problemen en worden afgestemd op specifieke vereisten. Het gebruik van printers en multifunctionele apparaten in het bedrijfsnetwerk kan bijvoorbeeld worden geanalyseerd om de apparaten efficiënter te gebruiken en de routes voor het personeel te optimaliseren.

Het IT-team van een bedrijf kan op AI gebaseerde tools gebruiken om tal van processen te automatiseren, bijvoorbeeld bij apparaatbeheer of onboarding. Nieuw personeel krijgt dan automatisch een standaard applicatiepakket, rekencapaciteit en toegang toegewezen op basis van vooraf gedefinieerde rollen. Eindapparaten worden vóór levering geconfigureerd volgens het gebruikersprofiel en automatisch geregistreerd wanneer ze voor het eerst inloggen op het netwerk. Dit vermindert de werklast van de IT-afdeling aanzienlijk.

Waarom steeds meer bedrijven ChatGPT gebruiken

De op generatieve AI gebaseerde chatbot ChatGPT bijvoorbeeld, is erg populair. Het laat duidelijk zien hoe veelzijdig generatieve AI vandaag is. Veel bedrijven hebben de chatbot al geïntroduceerd om verschillende processen efficiënter en eenvoudiger te maken.

Het kan de opdracht krijgen om documenten automatisch en in enkele seconden te vertalen. Of e-mailconversaties met dezelfde snelheid samenvatten of het audiobestand van een vergadering naar tekst transcriberen en tot de essentie samenvatten. Wat vroeger uren duurde, doet de chatbot nu in een mum van tijd.

ChatGPT kan ook dienen als een bron van ideeën voor presentaties, concepten en campagnes. Medewerkers krijgen via chatinstructies direct input of bijna afgeronde teksten. Dankzij AI is het niet langer nodig om een groep mensen bij elkaar te roepen voor een snelle brainstormsessie.

Voor IT-ontwikkelaars genereert de chatbot binnen enkele seconden standaardcode of specifieke tools om workflows beter te laten verlopen. Het kan het ondersteunend personeel op de helpdesk helpen.

Daarnaast maken ChatGPT gebaseerde analyses het mogelijk om datagestuurde en dus gedegen IT-beslissingen te nemen: ChatGPT kan bijvoorbeeld worden geïntegreerd in projectmanagementsoftware om projectgegevens te analyseren, zoals projectplanningen, beschikbaarheid van resources en gegevens van vergelijkbare eerdere projecten. Op basis hiervan optimaliseert het de toewijzing van middelen en voorkomt het kostbare vertragingen.

De chatbot kan ook de IT-infrastructuur op een vergelijkbare manier optimaliseren: in dit geval analyseert de AI netwerkrelevante gegevens zoals serverprestatie-indicatoren, netwerkverkeer en gedragspatronen van gebruikers en stelt geschikte optimalisaties voor. IT kan bijvoorbeeld kosten besparen door serverconsolidatie of de IT-prestaties aan te passen aan het gedrag van gebruikers door netwerkbronnen te herverdelen.

De chatbot kan ook de infrastructuur continu monitoren en realtime inzicht geven in mogelijke problemen of afwijkingen. Dit maakt snelle, proactieve actie mogelijk en verhoogt de IT-beschikbaarheid.

Met AI kunnen taken dus veel sneller en eenvoudiger worden uitgevoerd dan voorheen. AI bespaart op verschillende manieren resources.

Hoe de invoering van AI de werkdruk van het personeel verlaagt en de efficiëntie verhoogt

De invoering van AI kan het personeel dus op veel manieren ontlasten. Analytische tools bieden een solide basis voor besluitvorming en verlichten zo de druk op degenen die verantwoordelijk zijn voor het implementeren van strategieën. Op basis hiervan kan het IT-management IT-projecten plannen met meer zekerheid, de infrastructuur effectiever en veiliger beheren en het ontwerp van nieuwe apparaten verbeteren om aan de actuele eisen te voldoen.

Een groot voordeel van AI is tijdbesparing. Medewerkers besparen kostbare werktijd, omdat AI de tijdrovende en complexe gegevensanalyses en -activiteiten naar behoefte of automatisch binnen enkele seconden uitvoert. AI creëert ook veel sneller en eenvoudiger dan voorheen nieuwe tools en services voor gebruikers om hun werk efficiënter te maken.

Met het oog op het huidige tekort aan geschoolde arbeidskrachten maakt de toepassing van AI het mogelijk om werkgebieden uit te breiden zonder het personeel te overbelasten. Dit geldt niet alleen voor de IT-omgeving, waar het tekort aan geschoolde arbeidskrachten bijzonder hoog is.

Het gebruik van AI maakt jobs ook aantrekkelijker. Dit komt doordat AI saaie, vervelende routinetaken die vaak veel aandacht vereisen afhandelt. Er blijft dus meer tijd over voor creatieve en uitdagende taken.

Het potentieel van ChatGPT wordt bovendien het effectiefst benut bij de combinatie van de mogelijkheden van AI met menselijke intuïtie en creativiteit. Dit leidt tot nog innovatievere oplossingen op vele bedrijfsgebieden. Het personeel moet echter wel de juiste training krijgen om met deze nieuwe vereisten om te gaan.

Wat zijn de risico's en beperkingen bij het invoeren van AI?

Wanneer bedrijven AI introduceren, moeten ze zich ook bewust zijn van de bijbehorende risico's en beperkingen. AI-tools zoals ChatGPT worden meestal vanuit de cloud uitgevoerd, waardoor gegevensbescherming en -beveiliging topprioriteit hebben. Sommige bedrijven gebruiken bijvoorbeeld hun eigen versie van ChatGPT alleen binnen het bedrijf. Zelfs hier is het uitfilteren van persoonlijke gegevens van tevoren nodig.

Bovendien kunnen hackers AI gebruiken voor geautomatiseerde aanvallen, wat het gebruik van AI-ondersteunde verdedigingssystemen noodzakelijk maakt. AI is dus zowel een beveiligingsrisico als een belangrijke component bij het nemen van beschermende maatregelen.

Onthoud ook dat de resultaten slechts zo goed zijn als de gebruikte gegevens. De datapool bevat niet alle nieuwste ontwikkelingen en internetcontent weerspiegelt ook een vertekend beeld van de mensheid. Formuleringen zoals "in de stijl van" zorgen ervoor dat het auteursrecht niet wordt geschonden. Gebruikers moeten de door generatieve AI-tools gecreëerde inhoud altijd controleren en waar nodig aanpassen.

Ondanks deze bedenkingen is één ding duidelijk: IT-beheerafdelingen moeten de introductie van AI zeker op hun agenda hebben staan. Om dit op de meest geschikte manier te laten, is de integratie in de bedrijfsstrategie en het beveiligingsconcept nodig. Bedrijven moeten gelijke tred houden met technologische veranderingen en ongecontroleerd en onbeschermd gebruik van deze populaire tools vermijden.

AI heeft ook zijn weg gevonden op het gebied van printtechnologie. AI kan het gebruik en gedrag van apparaten op netwerkniveau in realtime monitoren en het serviceteam in een vroeg stadium waarschuwen voor technische problemen om storingen te voorkomen.

Kunstmatige intelligentie helpt IT-teams ook om veranderingen in gedrag omtrent printvereisten gemakkelijker te identificeren. Dit maakt het mogelijk om het bestaande printlandschap effectiever aan te passen aan de huidige omstandigheden. De verkregen gegevens geven bijvoorbeeld aan of de reeks functies van apparaten is geoptimaliseerd en of andere apparatuur of een andere installatielocatie kosteneffectiever of gebruiksvriendelijker zou kunnen zijn. Dit is vooral aantrekkelijk voor bedrijven die flexibele werkregelingen invoerden.

Bedrijven die gebruik maken van AI-ondersteunde of Managed Print Services hebben een geautomatiseerd afdrukbeheersysteem dat het onderhoud van het bestaande systeemlandschap vereenvoudigt. Storingen worden sneller opgespoord en verholpen. Het apparaat herkent ook automatisch wanneer verbruiksartikelen, zoals inktpatronen of tonercartridges, bijna leeg zijn en kan ze dan zelfstandig bijbestellen. Medewerkers gebruiken apparaten zonder onderbreking en zonder veel moeite. Dat vermindert hun werkdruk en die van het onderhoudspersoneel aanzienlijk.

Ga strategisch om met AI

AI en automatisering maken al lang deel uit van ons dagelijks leven en hun invloed blijft groeien met de toenemende digitalisering. Uiteindelijk zijn dit hulpmiddelen die moeten worden aangepast voor vooraf gedefinieerde doeleinden en op een specifieke manier geïntroduceerd. De invoering van AI vereist daarom een strategisch plan. Samenwerken met externe dienstverleners met AI-expertise is zinvol in de context van het ontwikkelen en implementeren van AI op een manier die aan de eisen voldoet.

Ondek onze oplossing Managed Print Service.