Waarom bedrijven afstappen van A3 printen

En dit is het moment voor efficiëntie. De wereld zit midden in een economische crisis, wordt bedreigd door milieu- en sociale gevaren, door een onzeker geopolitiek landschap en natuurlijk door de onstuitbare digitale transformatie die iedereen in alle sectoren treft. Bedrijven die voorheen op zoek waren naar goedkope, efficiënte apparatuur, moeten nu ook rekening houden met duurzaamheid, het welzijn van hun werknemers en het nieuwe en veranderende landschap waarmee ze te maken krijgen, om ervoor te zorgen dat hun implementering de tand des tijds doorstaat en hun bedrijf productief en winstgevend blijft. 

Kantoren, zoals we ze kennen, veranderen ook, wat leidt tot een rationalisering van de ruimtes en de verschillende technologische apparatuur die er wordt gebruikt. Het zijn niet langer de centrale werkplekken waar alle werknemers 5 dagen per week samenkomen. In plaats daarvan vindt een meer gedecentraliseerde aanpak plaats. Werknemers verwachten nu flexibel of zelfs volledig op afstand te werken, wat betekent dat ze vanuit hun eigen huis werken, waardoor de behoefte aan een fysieke plaats op het hoofdkantoor van het bedrijf en de daar beschikbare technologische apparatuur afneemt. Dit heeft ertoe geleid dat werknemers laptops gebruiken in plaats van desktop-pc's, mobiele telefoons in plaats van vaste lijnen, en kleinere printers die dienst doen waar de werknemer zich ook bevindt, afgestemd op de nieuwe behoeften.

Aangezien de manier waarop we werken ook verandert - we doen dat nu in kleinere, geografisch verspreide groepen - moeten de print- of scanbehoeften ook geoptimaliseerd worden om een optimale service te bieden, zowel qua locatie als kwaliteit.

Laser en multifunctioneel, klein kan efficiënter zijn

Zoals we hierboven hebben opgemerkt, betekent groter niet beter, dus waarom blijven bedrijven gecentraliseerde apparatuur gebruiken die ontworpen is voor veel gebruikers, terwijl de kantoren leger zijn en de werknemers verspreid zijn over meerdere locaties? De traditionele "printerkamer" (of een kamer per verdieping in grote bedrijven) waar één of meer grote printers staan, behoort al snel tot het verleden. Dergelijke opstellingen moeten worden gerationaliseerd.

Grote, gecentraliseerde apparaten werken goed bij grotere afdrukvolumes en kantoren gevuld met professionals. De TCO (total cost of ownership) was toen gunstig, maar nu de afdrukvolumes in de meeste organisaties afnemen, is het kosteneffectiever om te investeren in compacte A4-apparatens - de meest gangbare voor zowel printen als scannen - ook al zijn de kosten per pagina minder laag. Deze kleinere, efficiëntere apparaten kunnen veel dichter bij elke werknemer staan, waar die zich ook bevindt, en kunnen je helpen aan al je dagelijkse print- of scanbehoeften met kwaliteit, energie-efficiëntie en in een klein, betaalbaar format te voldoen.

De nieuwe post-pandemische printers

Van de drie belangrijkste gebieden waarin bedrijven de komende jaren willen investeren, zouden er volgens een studie van Savanta twee gerelateerd zijn aan technologie: software respectievelijk hardware. En daarbinnen zullen de printerkosten naar verwachting een van de meest getroffen uitgaven zijn in de nieuwe budgetorganisatie.

In de kantoren mag de printbehoefte dan wel afnemen, er is behoefte aan voldoende printers. Misschien niet zozeer voor het printen van grote volumes, zoals enkele jaren geleden, maar ook voor verbeterde functies zoals scannen en het digitaliseren van kritieke documenten. Dit helpt niet alleen om processen te stroomlijnen, maar ondersteunt ook met veiligheidsmaatregelen nu steeds meer werknemers zelfstandig buiten kantoor werken.

Het is ook belangrijk om cyberveiligheid/beveiliging te vermelden en in gedachten te houden dat dit flexibel en veilig moet zijn, waar het ook wordt gebruikt. De printer is nog steeds een IoT-apparaat (internet of things), dat verbonden is met een huislijn of WiFi en niet altijd beveiligd, dus een relatief eenvoudig toegangspunt voor een doorgewinterde hacker. Vertrouwelijke informatie wordt vaak doorgegeven via printers en ze kunnen ook het onderwerp zijn van diefstal of beveiligingsinbreuken. Dus met meerdere afdrukpunten binnen het beschreven gedelokaliseerde kantoor (en buiten het kantoor) neemt het risico toe. Bedrijven moeten zich ervan bewust zijn.

Printers moeten daarom op dezelfde manier worden behandeld als laptops en worden beheerd door het IT-netwerk van een bedrijf, zodat ze kunnen worden gecontroleerd en ondersteund. Dit houdt ze niet alleen veilig, maar zorgt er ook voor dat IT-teams het gebruik kunnen controleren, de kosten beheersen en ook ondersteuning bieden wanneer dat nodig is. IT-teams moeten er ook voor zorgen dat werknemers goed zijn uitgerust om overal te kunnen werken. En met de verschuiving naar hybride werken is het duidelijk dat het multifunctionele A4-apparaat de beste oplossing is. De verkoop wijst hier ook op. Met de pandemie daalde de verkoop van A3-apparaten snel, maar volgens Gfk is de verkoop van afdrukapparatuur sinds de uitbraak gestaag blijven groeien, en dat komt juist door deze behoefte aan aanpassing.

Bedrijven zijn zich ervan bewust dat ze hun werknemers de juiste hulpmiddelen moeten verschaffen, en wel op een flexibele, kostengeoriënteerde en veilige manier. Het is inderdaad tijd voor efficiëntie.

Als je je afvraagt of je in je bedrijf nog A3-printers nodig hebt, neem dan vandaag nog contact op met een expert of lees meer over hoe decentralisatie je bedrijf kan ondersteunen.

1 Source: Savanta, Business Tracker – Wave 1 (October 2020) – 1,001 UK businesses